Nosso mundo tem se tornado cada vez mais digital e não poderia ser diferente nos negócios e na área de contabilidade. Dessa maneira, a redução de papel é importante tanto para sanar questões relativas a organização quanto para reduzir a burocracia, aumentar a segurança das informações e reduzir o consumo de papel, que contribui positivamente para o meio ambiente, tornando a sua empresa amiga da natureza.

Dessa maneira, uma das principais vilãs do alto consumo de papel em escritórios são as notas fiscais em papel. Mas não por muito tempo, uma vez que a tendência é que as notas fiscais, cada vez mais, deixem de ser enviadas em papel. Você sabe como fazer isso e quais são as vantagens de mudar este padrão no seu escritório?

Para responder a esta questão, preparamos este breve artigo. Continue lendo e confira!

Entenda por que eliminar papel no escritório é importante

O primeiro ponto é a compactação do escritório em espaços reduzidos. Com a acumulação de papel, são necessários maiores espaços e mobiliários para a acomodação e armazenamento dos papéis. Com isso, são exigidos maiores espaços, que representam aluguéis mais altos e maiores gastos. Além disso, a organização torna-se muito difícil, e aumentam a partir da geração de documentos pelo negócio.

Outro ponto importante é o extravio de documentos. Segundo estudos da Gartner, colaboradores perdem até 25 horas de trabalho por ano refazendo documentos que se perderam ou foram extraviados, o que além de reduzir a produtividade, é ruim para a segurança das informações e dados da empresa.

Por outro lado, os funcionários gastam 400 horas, em média, procurando arquivos e quase 10% deles não encontram o que procuram na primeira vez que realizam a ação. Portanto, a gestão de documentos, quando realizada em papel, não é feita de forma eficiente. Por fim, vale destacar a questão ambiental. Utilizando soluções paperless você pode adquirir selos ambientais, reduzir custos e adotar o marketing verde para a sua empresa.

Saiba como parar de perder tempo com papelada no escritório

Agora abordaremos sobre o uso de documentação eletrônica, segurança na era digital e sincronização de dados.

Uso de documentação eletrônica

Não é mais necessário guardar papel de CTE, NFe. NFSe, NFCe, entre outros documentos e notas eletrônicas. O envio e lançamento dos documentos para qualquer órgão requeredor, assim como o profissional de contabilidade, pode ser realizado de forma automática. Isso garante que os impostos e itens sejam retratados de forma fiel aos declarados no documento (sem chance para erros de digitação posteriores), evitando assim o retrabalho e erros humanos.

Entre as mais destacadas vantagens evolutivas que a tecnologia de armazenamento digital trouxe para empresas, podemos citar:

• Emissão de relatórios mensais e anuais em sistemas digitais. Com isso, evita-se o acumulo de papel (diário, razão, balancetes, balanços, etc.). Além disso, uma interface intuitiva pode ser utilizada para clientes e processos diversos;
• Maior velocidade para o lançamento de documentos e notas eletrônicas, evitando erros e trabalhos com redigitação;
• Diminuição do papel com os documentos eletrônicos com validade jurídica, tais como a NFe, CTE, NFCe, entre outros. Todos os documentos devem ficar armazenados em meios digitais, eliminando os depósitos de papel e arquivos tradicionais. Com isso, diminui-se os custos com a área do escritório, seguro e operação;
• Sistema de entrega de guias digitais, o que elimina intermediários que faziam os serviços como correios, motoboys e sistemas leva-traz);
• Compartilhamento de documentos de forma mais eficaz entre a equipe, permitindo melhor formulação do mesmo e ajude destes quanto for identificado algo de errado;
• Colaboração por meio da comunicação online entre contador e a empresa, facilitando a troca de informação entre ambos.

Segurança na era digital

A segurança está relacionada a quem tem acesso ao conteúdo que se deseja assegurar e quão eficiente são as ‘paredes’ onde estão guardadas as informações. Lembre-se, estas ‘paredes’ ou barreiras não precisam ser físicas, mas elementos que inibam o contato de terceiros com o conteúdo.

Desse modo, os maiores problemas da segurança na era digital, como o vazamento de dados e informação são ocasionados por descuidos e mau uso por parte dos próprios usuários, assim como de sistema sem os devidos de proteção, como autenticação segura e criptografia.

O Cerne da questão se dá porque é muito mais fácil controlar o acesso e a segurança de dados quando eles estão inseridos em um contexto digital. Vale destacar, por fim, que todos os órgãos federais, estaduais e municipais estão aptos para receber documentos e notas eletrônicas, ainda que este envio não seja uma obrigatoriedade legal.

Sincronização de dados

Um dos pontos mais importantes do envio das notas e documentos digitais é a sincronização de dados. Quando eles são enviados de forma tradicional, a sincronização de dados se torna mais difícil de ser executada, uma vez que a compatibilização depende do contato físico entre contador e gestor. Por vezes, um ou outro erro ocorre. Por meios digitais, estes erros se tornam menos frequentes, assim como a correção mais ágil e dinâmica.

Principais vantagens de eliminar o papel da contabilidade da sua empresa

Agora apontaremos os principais benefícios de eliminar o papel da contabilidade da sua empresa: marketing verde, organização e agilidade.

Marketing verde

Ser uma empresa sustentável é importante, mas apenas isso não é suficiente para adotar soluções verdes na empresa. É necessário também as soluções ecologicamente corretas apresentam resultados no bolso e na visibilidade da empresa. Com a adoção do paperless, sua empresa pode se beneficiar tanto da redução de custos quanto do Marketing verde, utilizando a imagem de uma empresa sustentável para valorização da marca.

Organização

A organização é a chave para o sucesso de qualquer empresa. Uma empresa com um bom produto, mas desorganizada, provavelmente não durará muitos anos. Já uma empresa organizada, com um produto razoável, tem maiores chances de se consolidar ao longo do tempo do que o primeiro exemplo citado. Com a utilização de documentos e notas fiscais, a organização torna-se mais eficiente.

Agilidade

Quanto mais tempo os funcionários perdem procurando ou refazendo documentos ou notas fiscais, menor será a produtividade de cada um deles. Desse modo, a redução de papel, assim como a utilização de documentos e notas fiscais digitais agiliza todo o processo administrativo e contábil da empresa.

Assim, uma empresa moderna deve se preocupar em tratar de diminuir a produção de papel na empresa e isso passar por eliminar ou reduzir a emissão de notas fiscais em papel para o contador. Isso apresenta diversas vantagens, contribui para a redução de custos, adoção de uma mentalidade mais sustentável e aumenta a organização das notas, o que contribui para maior eficiência dos serviços contábeis.

Gostou do que leu? Que eliminar ou reduzir a emissão de papel na sua empresa? Quer saber como enviar notas fiscais eletrônicas ao seu contador? Então entre em contato conosco da Ecoa! Temos profissionais especializados para modernizar a sua empresa neste quesito!

As mudanças no mundo que nos circunda nunca ocorreram de forma tão rápida quanto nos dias atuais. Diariamente, diversos campos do conhecimento e da ciência apresentam inovações, que implicam em mudanças no nosso dia a dia e em diversos serviços diários. Uma destas transformações é a Inteligência Artificial. Mas afinal, como a Inteligência Artificial está transformando a contabilidade?

A fim de tratar sobre essa questão e prepará-lo para o futuro da contabilidade, fizemos este breve artigo especialmente para você que deseja modernizar o seu negócio e antecipar as transformações que acontecerão inevitavelmente no mundo dos negócios.

Dessa forma, falaremos sobre o conceito de inteligência artificial. Em seguida, falaremos sobre como a Inteligência Artificial e a contabilidade se conectam a fim de otimizar os serviços contábeis. Por fim, falaremos sobre as vantagens e as mudanças que tal processo acarretará. Continue lendo e confira!

Conceito de inteligência artificial

A Inteligência Artificial é um segmento dentro da computação e tecnologia. Ela é capaz de criar dispositivos que simulam de uma forma muito complexa a capacidade humana. Além disso, esta tecnologia é capaz de aprender de acordo com as experiências, o que a faz ainda mais efetiva em muitos casos.

Mas afinal, quais seriam as capacidades humanas, isto é, suas competências? São elas a de tomar decisões, raciocinar, entender e solucionar problemas. Resumidamente, é a capacidade de ser inteligente. Por conta desse fator, elas se tornam muito eficientes no escritório de contabilidade, ou no setor responsável por essa questão dentro de uma empresa.

Outro ponto importante mencionar é que a inteligência artificial torna o processo menos falho, uma vez que as máquinas e programas não sentem cansaço mental. São capazes, portanto, de analisar dezenas, centenas e quantas unidades de números e relatórios forem necessários para tomar determinada decisão. Dessa maneira, a tomada de decisão se torna mais eficiente.

Com isso, chega-se à conclusão de que a inteligência artificial veio para somar a profissão da contabilidade, e não para acabar com a profissão ou diminuí-la no seu grau de importância.

Dessa maneira, a sugestão é completamente inversa. Em vez de afastar esta tecnologia da profissão e da sua empresa, aproxime-se dela, pois ela é uma excelente opção para otimizar essa questão na empresa. Com isso, haverá melhora continuas nos processos, assim como aumento da eficiência e agilidade.

Inteligência artificial e contabilidade, uma união que afetará o futuro da profissão

Após entender o conceito de inteligência artificial, vale a pena saber como ela e a contabilidade se relacionam. A principal conexão entre ambas é tornar mais simples a confecção dos relatórios. Antigamente e até os dias atuais, em percentual cada vez menor, eles são feitos de forma manual, o que demanda tempo e esforço repetitivo.

Dessa maneira, por que em vez de perder o tempo fazendo relatórios os colaborares da contabilidade não se dedicam a áreas menos mecânica e mais cerebrais? O uso de softwares de gestão, portanto, permite que os relatórios, que antes eram elaborados de forma demorada, sejam feitos e analisados de forma prática e simples.

Outro ponto importante a ser destacado é a redução de papel na empresa. Antes, os relatórios resultavam em várias páginas de documentos. Com o uso de softwares de gestão adequados, assim como de inteligência artificial, os arquivos são transformados em documentos de computador, que podem ser armazenados de diversas formas, como em drives, na nuvem, etc.

Nos dias de hoje, receber comprovantes e recibos dos clientes ao final do mês está em desuso. Dessa maneira, a tecnologia permite o envio dos dados e informações de forma digital para o banco de dados da empresa e do setor de contabilidade.

Entre os aplicativos que já estão sendo utilizados no país, podemos destacar alguns de seus principais atributos e no que eles podem auxiliar os contadores e as empresas. São eles:

– Auxiliar na identificação de pontos de auditoria;
– Análise dos indicadores de resultado;
– Automatização dos processos internos, com uso de computação cognitiva;
– Detecção de maneiras preventivas dos riscos tributários e trabalhistas da empresa;
– Cálculos tributários;
– Classificação fiscal de documentos.

Dessa maneira, é importante entendermos que na atual conjectura a adoção da inteligência artificial na contabilidade infere em uma grande transformação. Contudo, é uma mudança necessária e muito vantajosa e quanto antes a mudança for realizada, mais fácil será a transição e mais vantagem competitiva você terá em relação aos concorrentes.

Vantagens da Inteligência artificial na contabilidade

Agora falaremos sobre as vantagens da Inteligência artificial na contabilidade: Alta performance, agilidade e eficiência.

Alta performance

As pessoas que nasceram a partir da década de 1980 surgiram ou cresceram em meio à atual tecnologia. Dessa maneira, estão mais preparados para utilizá-la de forma eficiente. Utilizar ferramentas e inseri-los em ambientes operacionais fazem com que eles se sintam incentivados de forma continua. Além disso, permite que metodologias, técnica e ferramentas de maior efetividade sejam adotadas.

Isso ocorre pois eles poderão usar softwares de gestão capazes de facilitar o trabalho na contabilidade, tornando assim o trabalho mais eficiente o colaborador mais produtivo. Assim sendo, o uso de inteligência artificial tende a tornar a equipe um instrumento de alta performance para a empresa.

Agilidade e eficiência

A inteligência artificial permite transformar maçantes e longos relatórios em questões resolvidas rapidamente, aumentando a agilidade dos processos. Isso ocorre justamente por conta dos softwares e tecnologias que utilizam a inteligência artificial, que realizam todo esse trabalho repetitivo e mecânico para a equipe de contabilidade da empresa. Com isso, equipe precisa se ater apenas ao que realmente importa.

Para que isso seja realizado de forma eficiente, portanto, é necessário que os dados sejam inseridos de forma adequada no sistema. Os dados posteriormente serão traduzidos em informações para a equipe e os resultados se tornarão extremamente satisfatórios e, com o tempo, a eficiência dos mesmos aumentarão dia após dia.

Sendo assim, a Inteligência Artificial consiste em um fenômeno relativamente novo na contabilidade, mas é um processo sem volta. Ela pode ser boa ou ruim para os seus negócios, depende da forma que você se ajustar a estas novas transformações.

É importante, portanto, que você esteja ciente dos seus impactos e a sua importância ante o mercado de trabalho na atualidade. Desse modo, saiba como utilizar a inteligência artificial na contabilidade a seu favor!

Gostou deste texto? Então entre em contato conosco da Ecoa. Somos uma empresa de contabilidade com profissionais experientes e com competências para auxiliar na modernização da sua empresa em relação a Inteligência Artificial.