Nosso mundo tem se tornado cada vez mais digital e não poderia ser diferente nos negócios e na área de contabilidade. Dessa maneira, a redução de papel é importante tanto para sanar questões relativas a organização quanto para reduzir a burocracia, aumentar a segurança das informações e reduzir o consumo de papel, que contribui positivamente para o meio ambiente, tornando a sua empresa amiga da natureza.

Dessa maneira, uma das principais vilãs do alto consumo de papel em escritórios são as notas fiscais em papel. Mas não por muito tempo, uma vez que a tendência é que as notas fiscais, cada vez mais, deixem de ser enviadas em papel. Você sabe como fazer isso e quais são as vantagens de mudar este padrão no seu escritório?

Para responder a esta questão, preparamos este breve artigo. Continue lendo e confira!

Entenda por que eliminar papel no escritório é importante

O primeiro ponto é a compactação do escritório em espaços reduzidos. Com a acumulação de papel, são necessários maiores espaços e mobiliários para a acomodação e armazenamento dos papéis. Com isso, são exigidos maiores espaços, que representam aluguéis mais altos e maiores gastos. Além disso, a organização torna-se muito difícil, e aumentam a partir da geração de documentos pelo negócio.

Outro ponto importante é o extravio de documentos. Segundo estudos da Gartner, colaboradores perdem até 25 horas de trabalho por ano refazendo documentos que se perderam ou foram extraviados, o que além de reduzir a produtividade, é ruim para a segurança das informações e dados da empresa.

Por outro lado, os funcionários gastam 400 horas, em média, procurando arquivos e quase 10% deles não encontram o que procuram na primeira vez que realizam a ação. Portanto, a gestão de documentos, quando realizada em papel, não é feita de forma eficiente. Por fim, vale destacar a questão ambiental. Utilizando soluções paperless você pode adquirir selos ambientais, reduzir custos e adotar o marketing verde para a sua empresa.

Saiba como parar de perder tempo com papelada no escritório

Agora abordaremos sobre o uso de documentação eletrônica, segurança na era digital e sincronização de dados.

Uso de documentação eletrônica

Não é mais necessário guardar papel de CTE, NFe. NFSe, NFCe, entre outros documentos e notas eletrônicas. O envio e lançamento dos documentos para qualquer órgão requeredor, assim como o profissional de contabilidade, pode ser realizado de forma automática. Isso garante que os impostos e itens sejam retratados de forma fiel aos declarados no documento (sem chance para erros de digitação posteriores), evitando assim o retrabalho e erros humanos.

Entre as mais destacadas vantagens evolutivas que a tecnologia de armazenamento digital trouxe para empresas, podemos citar:

• Emissão de relatórios mensais e anuais em sistemas digitais. Com isso, evita-se o acumulo de papel (diário, razão, balancetes, balanços, etc.). Além disso, uma interface intuitiva pode ser utilizada para clientes e processos diversos;
• Maior velocidade para o lançamento de documentos e notas eletrônicas, evitando erros e trabalhos com redigitação;
• Diminuição do papel com os documentos eletrônicos com validade jurídica, tais como a NFe, CTE, NFCe, entre outros. Todos os documentos devem ficar armazenados em meios digitais, eliminando os depósitos de papel e arquivos tradicionais. Com isso, diminui-se os custos com a área do escritório, seguro e operação;
• Sistema de entrega de guias digitais, o que elimina intermediários que faziam os serviços como correios, motoboys e sistemas leva-traz);
• Compartilhamento de documentos de forma mais eficaz entre a equipe, permitindo melhor formulação do mesmo e ajude destes quanto for identificado algo de errado;
• Colaboração por meio da comunicação online entre contador e a empresa, facilitando a troca de informação entre ambos.

Segurança na era digital

A segurança está relacionada a quem tem acesso ao conteúdo que se deseja assegurar e quão eficiente são as ‘paredes’ onde estão guardadas as informações. Lembre-se, estas ‘paredes’ ou barreiras não precisam ser físicas, mas elementos que inibam o contato de terceiros com o conteúdo.

Desse modo, os maiores problemas da segurança na era digital, como o vazamento de dados e informação são ocasionados por descuidos e mau uso por parte dos próprios usuários, assim como de sistema sem os devidos de proteção, como autenticação segura e criptografia.

O Cerne da questão se dá porque é muito mais fácil controlar o acesso e a segurança de dados quando eles estão inseridos em um contexto digital. Vale destacar, por fim, que todos os órgãos federais, estaduais e municipais estão aptos para receber documentos e notas eletrônicas, ainda que este envio não seja uma obrigatoriedade legal.

Sincronização de dados

Um dos pontos mais importantes do envio das notas e documentos digitais é a sincronização de dados. Quando eles são enviados de forma tradicional, a sincronização de dados se torna mais difícil de ser executada, uma vez que a compatibilização depende do contato físico entre contador e gestor. Por vezes, um ou outro erro ocorre. Por meios digitais, estes erros se tornam menos frequentes, assim como a correção mais ágil e dinâmica.

Principais vantagens de eliminar o papel da contabilidade da sua empresa

Agora apontaremos os principais benefícios de eliminar o papel da contabilidade da sua empresa: marketing verde, organização e agilidade.

Marketing verde

Ser uma empresa sustentável é importante, mas apenas isso não é suficiente para adotar soluções verdes na empresa. É necessário também as soluções ecologicamente corretas apresentam resultados no bolso e na visibilidade da empresa. Com a adoção do paperless, sua empresa pode se beneficiar tanto da redução de custos quanto do Marketing verde, utilizando a imagem de uma empresa sustentável para valorização da marca.

Organização

A organização é a chave para o sucesso de qualquer empresa. Uma empresa com um bom produto, mas desorganizada, provavelmente não durará muitos anos. Já uma empresa organizada, com um produto razoável, tem maiores chances de se consolidar ao longo do tempo do que o primeiro exemplo citado. Com a utilização de documentos e notas fiscais, a organização torna-se mais eficiente.

Agilidade

Quanto mais tempo os funcionários perdem procurando ou refazendo documentos ou notas fiscais, menor será a produtividade de cada um deles. Desse modo, a redução de papel, assim como a utilização de documentos e notas fiscais digitais agiliza todo o processo administrativo e contábil da empresa.

Assim, uma empresa moderna deve se preocupar em tratar de diminuir a produção de papel na empresa e isso passar por eliminar ou reduzir a emissão de notas fiscais em papel para o contador. Isso apresenta diversas vantagens, contribui para a redução de custos, adoção de uma mentalidade mais sustentável e aumenta a organização das notas, o que contribui para maior eficiência dos serviços contábeis.

Gostou do que leu? Que eliminar ou reduzir a emissão de papel na sua empresa? Quer saber como enviar notas fiscais eletrônicas ao seu contador? Então entre em contato conosco da Ecoa! Temos profissionais especializados para modernizar a sua empresa neste quesito!

Embora aparente ser um processo simples, trabalhar com vendas requer muito conhecimento em gestão e em comportamento, especialmente quando falamos sobre como os consumidores costumam agir — e como utilizar estas informações para melhorar as vendas do seu negócio. Dessa maneira, identificar o comportamento dos consumidores é fundamental para melhorar as vendas.

Mas de que forma isso ocorre? Por que? E quais são as medidas necessárias para obter esse conhecimento e, posteriormente, utilizá-lo para aumentar as vendas? Com o intuito de responder a estas questões, fizemos este breve texto sobre o assunto. Apresentaremos as informações mais relevantes sobre o tema de forma a torná-lo completamente familiarizado com o assunto.
Continue lendo e confira!

O que é o comportamento dos consumidores?

Comportamento do consumidor é o estudo entre a relação que os consumidores têm, isto é, a percepção, em relação a um determinado produto, serviço ou marca. Além disso, tenta compreender a relação do consumidor com o objeto de estudo, seja na contratação dos serviços ou compra dos produtos.

Este exercício envolve várias disciplinas. São levados em consideração elementos da psicologia, da sociologia, antropológica social e economia. Com isso, tenta-se compreender onde, quando e por que os consumidores realizam determinadas escolhas, seja a nível global, seja a nível individual.
Posteriormente, estas informações são utilizadas para montar estratégias de vendas adequadas ao perfil consumidor do seu negócio.

Por que você deve levar o comportamento dos consumidores em consideração?

Quanto melhor for fundamentada a tomada de decisão em relação ao setor de vendas, maiores são as chances daquela decisão influenciar de forma positiva no seu negócio. Caso a decisão não seja fundamentada de forma suficiente, as chances de tudo dar errado aumentam bastante.

Dessa maneira, ao utilizar o comportamento dos consumidores em consideração para montar sua estratégia de vendas, as chances de obter a consolidação no mercado e crescimento sustentável sobem consideravelmente. Portanto, as pesquisas realizadas para conhecer o consumidor são fundamentais para o negócio, e não um mero capricho administrativo.

Outra vantagem é que com o conhecimento dos consumidores do seu negócio, torna-se mais fácil se antecipar em relação às tendências do mercado, assim como a retenção de clientes e a elaboração de campanhas de publicidade mais embasadas de acordo com o perfil do público-alvo.

Quais fatores influenciam o comportamento dos consumidores?

Agora que você sabe o que é e por que levar em consideração o comportamento dos consumidores, abordaremos sobre os principais fatores que você deve estudar para chegar ao resultado final: fatores culturais, pessoais, estágio de vida, opinião de outros consumidores, tendências, economia e mercado e classe social.

Culturais

Fatores culturais são aqueles que envolvem a região de nascimento do consumidor, religião e demais fatores que influenciam a cultura de uma pessoa. Isso é importante de ser levado em consideração, pois um consumidor do interior do Nordeste, por exemplo, não pensa e age igual um consumidor do litoral nordestino em diversos aspectos. Identificar estas diferenças culturais e como elas influenciam o consumidor é fundamental para montar um negócio em qualquer lugar.

Pessoais

Este fator está na escala individual e é mais difícil de identificar. Todavia, é extremamente importante para conquistar clientes. Para identificá-lo, é necessário que a conversa entre o vendedor e o consumidor seja bem desenvolvida e trabalhada.

Estágio de vida

As pessoas tendem a pensar e agir de forma diferente nos diferentes estágios da vida. Quando jovens, pensam de uma forma e agem de um jeito. Na vida adulta, esse pensamento e ação tendem a mudar bastante, assim como na terceira idade e qualquer outro estágio da vida. Identificar isso auxilia você a adequar a sua estratégia de vendas ao público-alvo.

Opinião de outros consumidores

Quando vamos atrás de um serviço ou produto, é normal que questionemos outros consumidores sobre aquele serviço, seja amigo ou familiar. Isso demonstra que ter uma marca com boa reputação é fundamental para melhorar as vendas e consolidar o seu negócio.

Tendências

Entender as tendências do segmento é fundamental para entender o pensamento do consumidor. Em geral, as tendências são influenciadas e influenciam o comportamento do consumidor. Estar atento a elas pode fazer você antever uma série de medidas, tornando o seu negócio mais adequado ao perfil do consumidor.

Economia e mercado

Estudar como se comporta a economia e mercado a nível global, nacional e regional é importante para montar as estratégias de venda e entender o que o consumidor quer e como ele age. Em épocas de crise, o consumidor costuma ser mais cauteloso. Em períodos de crescimento econômico, o consumidor tende a ser mais ambicioso.

Classe social

Cada classe social se comporta de jeito diferente, pois cada uma tem anseios e receios diferentes. Identifique de que forma estes medos e desejos se relacionam com o comportamento do consumidor para montar uma estratégia mais adequada de vendas.

Como funciona o processo de decisão dos consumidores?

Tão importante quanto conhecer os fatores que influenciam o processo de decisão dos consumidores é conhecer como ocorre o processo propriamente dito. Listamos em ordem cronológica os eventos que acontecem desde o estágio inicial do processo até último estágio.

Reconhecimento do problema

O que leva um consumidor a comprar algo? Em primeiro lugar é o reconhecimento de determinado problema. Por exemplo, se um consumidor se sente entediado, ele vai buscar por opções de lazer que aliviem aquele problema.

Busca de informações

Depois de reconhecer que está entediado, como no exemplo que estamos seguindo, o consumidor vai atrás de informações sobre o problema. Isto é, pesquisa em várias plataformas, com amigos e familiares, soluções para sanar ou mitigar o problema de forma efetiva.

Avaliação de alternativas

Após a pesquisa feita pelo consumidor, ele avaliará as alternativas. Essa avaliação é sempre feita, embora o tempo varie muito de acordo com cada consumidor e situação. Pode durar dias ou segundos, dependendo do perfil do consumidor, da situação e do produto ou serviço a ser adquirido.

Decisão de compra

Após a avaliação das alternativas, o consumidor decide pela compra ou não do produto ou serviço. Entre essa etapa está a decisão de que forma será feita a compra, à vista ou parcelado, etc.

Comportamento pós-compra

O comportamento pós-compra é tudo aquilo que envolve a ação do consumidor após a compra. Ou seja, a reflexão sobre se a compra compensou, se valeu a pena o custo-benefício e se esta foi a melhor decisão. Quanto mais satisfatória for as respostas dadas para si, maiores serão as chances de você fidelizá-lo e de ganhar um divulgador do negócio.

Como identificar e lidar com o comportamento do consumidor de forma adequada?

Para identificar e lidar com o comportamento dos consumidores de forma adequada, é fundamental que você respeite uma série de princípios. São eles:

– Consumidores são diferentes, mas ao mesmo tempo parecidos;
– Consumidor tem direitos;
– Empresas precisam entender e conhecer seus consumidores;
– A última palavra é do cliente;
– O consumidor é global.

O primeiro ponto deve ser levado em consideração por conta de um motivo simples: ao mesmo tempo em que você deve enxergar o seu mercado consumidor de forma global, deve respeitar cada individualidade. Reconhecer a tendência do grupo é importante para manter estratégias, mas reconhecer cada singularidade é essencial para conquistar o cliente.

O segundo ponto que apresentamos diz respeito aos direitos dos consumidores, que devem ser respeitados. Em seguida, indicamos que que o entendimento e o conhecimento sobre o comportamento dos consumidores deve ser buscado pelas empresas — ou seja, encarar como um objetivo a ser perseguido.

Por fim. Abordamos sobre ‘o consumidor ser global’, que é importante para montar estratégias de marketing e sobre a velha máxima do atendimento “a última palavra é do cliente”, ou o bom e velho “o cliente tem sempre razão”. Colocar o cliente em primeiro lugar é vital para o negócio, afinal, o cliente é quem alimenta de fato um empreendimento.

Assim sendo, identificar o comportamento dos consumidores é fundamental para entender o seu público-alvo, assim como melhorar as vendas. É um processo que deve englobar todos os colaboradores do seu empreendimento. Ao longo do texto, apresentamos várias informações sobre os fatores e o que fazer para utilizar as informações apresentadas para otimizar seus negócios. Aproveite-as!

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