Após resolver os trâmites de abrir uma empresa, você deve continuar alerta, pois outras demandas virão com o tempo. Uma das principais é se preparar para receber a visita de órgãos competentes. Isto fará com que o seu negócio evite o recebimento de multas e prováveis intervenções, que podem fechar a empresa pode tempo indeterminado ou mesmo em definitivo.
Dessa maneira, para que você não corra muitos riscos, é necessário entender quais são os principais órgãos fiscalizados, quais são os aspectos avaliados durante a fiscalização, como se preparar para elas e como a contabilidade pode auxiliar para que a sua empresa esteja bem preparada para as avaliações. Leia todo o artigo e confira!
Principais órgãos fiscalizadores
Agora abordaremos sobre os principais órgãos fiscalizadores: INSS, Ministério do Trabalho, Vigilância Sanitária, Corpo de Bombeiros, Receita Federal, Secretaria da Fazenda Estadual e Municipal. Além disso, vale destacar que cada negócio apresenta suas particularidades, e, portanto, está sujeito a diferentes tipos de fiscalização.
Entre em contato com o seu contador para que você saiba quais tipos de fiscalizações a sua empresa está sujeita, assim como identificar os órgãos fiscalizadores responsáveis por estas fiscalizações.
INSS
Este órgão verifica se a empresa apresenta empregados registrados ou paga pró-labore aos sócios. O objetivo, portanto, é verificar se as contribuições previdenciárias estão sendo calculadas da forma correta. Além disso, analisa se a contabilidade está preenchendo de forma correta os formulários obrigatórios, que apresentam informações fundamentais para a aposentadoria — como o SEFIP, por exemplo.
Também analisa a contratação de autônomos por parte da empresa, pois há a obrigação de fazer retenção de impostos. Apesar de fazer parte da Receita Federal, funciona com foco nas contribuições previdenciárias, ao contrário da Receita, que foca no pagamento de impostos federais em geral.
Ministério do Trabalho
O Ministério do Trabalho, de forma geral, tem como papel fiscalizar as empresas a partir de denúncias. O seu foco é averiguar a documentação trabalhistas, além de direitos como FGTS, Férias 13º Salário, entre outros, estão sendo pagos de forma correta.
Também analisa o controle de ponto, pagamento de horas extras, aviso prévio de demissão, férias e se há trabalhadores que não estão registrados. Vale ressaltar que trabalhadores sem registro, além de gerar multas, pode fazer com que você se torne réu em uma ação trabalhista.
Vigilância Sanitária
A vigilância sanitária tem como objetivo verificar o impacto à saúde pública ou individual das empresas, especialmente aquelas que atuam no ramo de alimentos, produtos de higiene, medicamentos, estética, químico, entre outros. Em casos extremos, há interdição temporária do estabelecimento, o que gera prejuízos por conta da imagem da empresa arranhada, além da reforma e adoção de medidas para adequar o espaço ás exigências da vigilância sanitária.
Corpo de Bombeiros
Os bombeiros têm como dever fiscalizar o espaço físico da empresa, medindo os riscos de incêndio e acidentes que possam afeitar o negócio, a saúde dos trabalhadores e clientes, assim como a eventual vizinhança. De maneira geral, a fiscalização é preventiva e, após o diagnóstico, se for necessário, a fiscalização notifica a empresa a adotar as medidas de segurança necessária para prevenir incêndios e acidentes.
Receita Federal
Verifica se a movimentação financeira, contabilidade, livro caixa, recebimentos e pagamentos, saídas e entradas e saídas de notas fiscais estão de acordo com a legislação vigente. Este órgão também é responsável por cruzar informações de pagamento e de recebimento com outras empresas. Caso sejam encontrados indícios de não pagamento de tributos, os fiscais têm autonomia para presumir suas vendas, estimando o valor das ‘vendas por fora’) e cobrar os tributos a partir deste cálculo, acrescendo valor de prováveis multas.
Secretaria da Fazenda Estadual
Outro órgão responsável pelo recolhimento de tributos é a Secretaria da Fazenda Estadual, mas este, ao contrário da Receita Federal, foca nos tributos Estaduais. O foco dos fiscais é a compra e venda de mercadorias. Desse modo, leva-se em conta o (ICMS) Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, além de outros impostos como o ITCMD (Imposto de Transmissão Causa Mortis e Doação) e o IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículo Automotores).
Secretaria da Fazenda Municipal
De forma resumida, realiza serviço semelhante ao da Receita Federal e Secretaria de Fazenda Estadual, só que foca nos recebimentos dos impostos municipais. Entre os principais, podemos destacar o IPTU (Imposto sobre Propriedade Predial e Territorial Urbana), ITBI (Imposto sobre Transmissão de Bens e Imóveis) e ISS (Imposto sobre Serviços.
Aspectos avaliados durante a fiscalização
Os aspectos avaliados durante a fiscalização são vários, e variam de acordo com cada órgão que atua sobre a empresa. Dessa maneira, é importante que você conheça a quais órgãos a sua empresa está sujeita, assim como identificar quais são as normas e diretrizes a serem seguidas. Com isso, você pode adaptar a sua empresa para as normas vigentes e não sofrer com as fiscalizações.
Como se preparar e encarar uma fiscalização
A melhor forma de se preparar para uma fiscalização é cumprindo e fazendo cumprir asa exigências legais que recaem sobre a empresa, especialmente porque a maioria das fiscalizações ocorre sem aviso prévio, justamente para tentar pegar a empresa em um dia corriqueiro, para que ela não se prepare para a eventual visita e consiga mascarar alguns de seus defeitos.
Dessa maneira, trate todo dia como um dia de fiscalização e assim, quando ela eventualmente ocorrer, a sua empresa estará preparada. Os setores da empresa devem estar alinhados e os gestores preparados para responder as perguntas dos fiscais, assim como apresentar a documentação necessária.
Como uma boa contabilidade pode auxiliar você no momento
A contabilidade é um dos principais setores no sentido de preparar a empresa para a fiscalização. Isso ocorre pelo fato da contabilidade ajustar os documentos contábeis da empresa, que são referentes ao pagamento de tributos e do enquadramento da empresa em um regime adequado ao seu faturamento e atuação no mercado.
Além disso, a contabilidade é responsável por gerenciar os contratos e os pagamentos dos funcionários, de acordo com a legislação trabalhista presente —o que é muito importante para evitar multas e problemas com o Ministério do Trabalho. Por fim, a organização reflete em todos os demais setores, pois torna a previsão de gastos mais objetiva e os processos mais eficientes.
Assim sendo, assim como os impostos, as fiscalizações são inevitáveis para a sua empresa. Elas podem demorar a acontecer, mas vez ou outra, elas estarão lá. E para isso, é importante que a sua empresa esteja preparada para elas o tempo todo, não dando brechas para que os agentes encontrem problemas e multem a empresa ou mesmo tomem atitudes mais drásticas.
A contabilidade tem papel fundamental neste processo, instruindo o setor contábil a regularizar a empresa, tanto a nível trabalhista quanto fiscal, para que nenhum problema seja encontrado pela fiscalização. Além disso, a boa gestão financeira permite que outros setores consigam cumprir com excelência as exigências apresentadas.
Gostou do que leu? Então entre em contato conosco da Ecoa. Oferecemos Assessoria contábil para que a sua empresa esteja preparada para a fiscalização dos órgãos competentes!
