Você ainda envia suas notas fiscais em papel para o contador?

16 DEZ 2019

Nosso mundo tem se tornado cada vez mais digital e não poderia ser diferente nos negócios e na área de contabilidade. Dessa maneira, a redução de papel é importante tanto para sanar questões relativas a organização quanto para reduzir a burocracia, aumentar a segurança das informações e reduzir o consumo de papel, que contribui positivamente para o meio ambiente, tornando a sua empresa amiga da natureza.

Dessa maneira, uma das principais vilãs do alto consumo de papel em escritórios são as notas fiscais em papel. Mas não por muito tempo, uma vez que a tendência é que as notas fiscais, cada vez mais, deixem de ser enviadas em papel. Você sabe como fazer isso e quais são as vantagens de mudar este padrão no seu escritório?

Para responder a esta questão, preparamos este breve artigo. Continue lendo e confira!

Entenda por que eliminar papel no escritório é importante

O primeiro ponto é a compactação do escritório em espaços reduzidos. Com a acumulação de papel, são necessários maiores espaços e mobiliários para a acomodação e armazenamento dos papéis. Com isso, são exigidos maiores espaços, que representam aluguéis mais altos e maiores gastos. Além disso, a organização torna-se muito difícil, e aumentam a partir da geração de documentos pelo negócio.

Outro ponto importante é o extravio de documentos. Segundo estudos da Gartner, colaboradores perdem até 25 horas de trabalho por ano refazendo documentos que se perderam ou foram extraviados, o que além de reduzir a produtividade, é ruim para a segurança das informações e dados da empresa.

Por outro lado, os funcionários gastam 400 horas, em média, procurando arquivos e quase 10% deles não encontram o que procuram na primeira vez que realizam a ação. Portanto, a gestão de documentos, quando realizada em papel, não é feita de forma eficiente. Por fim, vale destacar a questão ambiental. Utilizando soluções paperless você pode adquirir selos ambientais, reduzir custos e adotar o marketing verde para a sua empresa.

Saiba como parar de perder tempo com papelada no escritório

Agora abordaremos sobre o uso de documentação eletrônica, segurança na era digital e sincronização de dados.

Uso de documentação eletrônica

Não é mais necessário guardar papel de CTE, NFe. NFSe, NFCe, entre outros documentos e notas eletrônicas. O envio e lançamento dos documentos para qualquer órgão requeredor, assim como o profissional de contabilidade, pode ser realizado de forma automática. Isso garante que os impostos e itens sejam retratados de forma fiel aos declarados no documento (sem chance para erros de digitação posteriores), evitando assim o retrabalho e erros humanos.

Entre as mais destacadas vantagens evolutivas que a tecnologia de armazenamento digital trouxe para empresas, podemos citar:

Emissão de relatórios mensais e anuais em sistemas digitais. Com isso, evita-se o acumulo de papel (diário, razão, balancetes, balanços, etc.). Além disso, uma interface intuitiva pode ser utilizada para clientes e processos diversos;

Maior velocidade para o lançamento de documentos e notas eletrônicas, evitando erros e trabalhos com redigitação;

Diminuição do papel com os documentos eletrônicos com validade jurídica, tais como a NFe, CTE, NFCe, entre outros. Todos os documentos devem ficar armazenados em meios digitais, eliminando os depósitos de papel e arquivos tradicionais. Com isso, diminui-se os custos com a área do escritório, seguro e operação;

Sistema de entrega de guias digitais, o que elimina intermediários que faziam os serviços como correios, motoboys e sistemas leva-traz);

Compartilhamento de documentos de forma mais eficaz entre a equipe, permitindo melhor formulação do mesmo e ajude destes quanto for identificado algo de errado;

Colaboração por meio da comunicação online entre contador e a empresa, facilitando a troca de informação entre ambos.

Segurança na era digital

A segurança está relacionada a quem tem acesso ao conteúdo que se deseja assegurar e quão eficiente são as ‘paredes’ onde estão guardadas as informações. Lembre-se, estas ‘paredes’ ou barreiras não precisam ser físicas, mas elementos que inibam o contato de terceiros com o conteúdo.

Desse modo, os maiores problemas da segurança na era digital, como o vazamento de dados e informação são ocasionados por descuidos e mau uso por parte dos próprios usuários, assim como de sistema sem os devidos de proteção, como autenticação segura e criptografia.

O Cerne da questão se dá porque é muito mais fácil controlar o acesso e a segurança de dados quando eles estão inseridos em um contexto digital. Vale destacar, por fim, que todos os órgãos federais, estaduais e municipais estão aptos para receber documentos e notas eletrônicas, ainda que este envio não seja uma obrigatoriedade legal.

Sincronização de dados

Um dos pontos mais importantes do envio das notas e documentos digitais é a sincronização de dados. Quando eles são enviados de forma tradicional, a sincronização de dados se torna mais difícil de ser executada, uma vez que a compatibilização depende do contato físico entre contador e gestor. Por vezes, um ou outro erro ocorre. Por meios digitais, estes erros se tornam menos frequentes, assim como a correção mais ágil e dinâmica.

Principais vantagens de eliminar o papel da contabilidade da sua empresa

Agora apontaremos os principais benefícios de eliminar o papel da contabilidade da sua empresa: marketing verde, organização e agilidade.

Marketing verde

Ser uma empresa sustentável é importante, mas apenas isso não é suficiente para adotar soluções verdes na empresa. É necessário também as soluções ecologicamente corretas apresentam resultados no bolso e na visibilidade da empresa. Com a adoção do paperless, sua empresa pode se beneficiar tanto da redução de custos quanto do Marketing verde, utilizando a imagem de uma empresa sustentável para valorização da marca.

Organização

A organização é a chave para o sucesso de qualquer empresa. Uma empresa com um bom produto, mas desorganizada, provavelmente não durará muitos anos. Já uma empresa organizada, com um produto razoável, tem maiores chances de se consolidar ao longo do tempo do que o primeiro exemplo citado. Com a utilização de documentos e notas fiscais, a organização torna-se mais eficiente.

Agilidade

Quanto mais tempo os funcionários perdem procurando ou refazendo documentos ou notas fiscais, menor será a produtividade de cada um deles. Desse modo, a redução de papel, assim como a utilização de documentos e notas fiscais digitais agiliza todo o processo administrativo e contábil da empresa.

Assim, uma empresa moderna deve se preocupar em tratar de diminuir a produção de papel na empresa e isso passar por eliminar ou reduzir a emissão de notas fiscais em papel para o contador. Isso apresenta diversas vantagens, contribui para a redução de custos, adoção de uma mentalidade mais sustentável e aumenta a organização das notas, o que contribui para maior eficiência dos serviços contábeis.

Gostou do que leu? Que eliminar ou reduzir a emissão de papel na sua empresa? Quer saber como enviar notas fiscais eletrônicas ao seu contador? Então entre em contato conosco da Ecoa! Temos profissionais especializados para modernizar a sua empresa neste quesito!

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